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        为进一步优化设备类采购合同履约执行管理，推动设备类采购合同“起草—审核—签署—验收”全流程线上办理，学校现已完成“设备采购合同智能管理系统”（以下简称“设备合同系统”）合同执行模块的开发与测试。该模块将于2026年11月12日正式上线启用。为确保合同执行工作平稳衔接，现将有关事项通知如下：

一、系统上线安排

（一）启用时间：2026年11月12日

（二）启用范围：2026年5月8日起在设备合同系统中完成签署的《中山大学货物采购合同》，其到货登记、开箱验货、合同验收等履约执行事项，均通过本系统合同执行模块在线办理；未在设备合同系统中签署的设备类采购合同，仍按现有方式办理。

（三）执行流程：合同执行按“已签订合同送货中→已到货待验收→已验收待入账→已入账待付款→已付款结束”五个阶段依次推进，并按国内供货、进口免税货物两条链路分别设置执行节点；各执行节点设置逾期预警提示，请在节点到期前及时办理。

（四）涉及角色：合同承办人、合同承办单位设备秘书及负责人、经费负责人、供应商联系人、外贸公司，以及设备与实验室管理处相关岗位工作人员等，均按系统分配权限办理或查阅相应执行节点。

（五）衔接安排：2026年5月8日前在原有合同管理信息系统签署的设备类采购合同，其到货、验收等执行事项仍在原设备采购合同执行管理系统办理；在设备合同系统中签署的合同且未验收的合同，其到货、验收等执行事项自11月12日系统执行模块上线之日起在本系统办理；在设备合同系统中签署的合同且已验收的合同，其到货、验收等材料由合同承办人在12月31日前将到货登记、开箱验货、合同验收材料上传至设备合同系统中。

二、用户培训安排

为帮助相关人员熟练掌握合同执行模块操作，特组织专题培训。

（一）培训时间：2026年11月10日（星期二）下午3:00

（二）培训地点：广州校区南校园中山楼713会议室

（三）参加人员：合同承办单位设备秘书、设备类采购合同承办人、经费负责人、单位负责人、供应商联系人，设备与实验室管理处相关岗位人员，以及其他对培训内容感兴趣的教职工。

（四）培训内容：合同执行模块操作讲解与演示，重点讲解到货登记、开箱验货、合同验收等节点的操作要点。

（五）培训形式：采用线下+线上形式进行。线上请使用“腾讯会议”软件进入会议，会议号：449 940 938。

（六）培训报名方式：会议内容重要，请各单位按照通知要求，抓紧落实参会人员，并于11月9日前使用“企业微信”软件扫描下方二维码报名参会。请各单位高度重视，确保相关人员按时参加培训。

三、其他

（一）请各单位高度重视合同履约，合同执行过程中的到货签收、开箱验货、验收等信息均需记录，及时处理系统待办事项，避免因节点逾期影响合同履约和资金支付。

（二）系统分角色操作手册（详见附件）随本通知一并下发，也可登录设备合同系统查看在线帮助。使用过程中如有问题，请及时与设备与实验室管理处联系。

附件：

       1．《中山大学设备采购合同智能管理系统—用户操作手册（承办人）》

       2.《中山大学设备采购合同智能管理系统—用户操作手册（承办单位设备秘书）》

       3.《中山大学设备采购合同智能管理系统—用户操作手册（承办单位负责人）》

       4.《中山大学设备采购合同智能管理系统—用户操作手册（经费负责人）》

       5.《中山大学设备采购合同智能管理系统—用户操作手册（供应商联系人）》

        6.《中山大学设备采购合同智能管理系统—用户操作手册（合同复核人）》

设备与实验室管理处

网络与信息中心（信息化办公室）

2026年11月5日

（联系人：赵国芳、王颖欣，联系电话：020-84111805、84113736-3273）

（大陆娱乐城 北校区联系人：陈穗君老师，联系电话：020-87331472；深圳校区联系人：陈淑娜老师）